Fahrtenbücher digital mit dem Smartphone führen

Unter bestimmten Umständen werden Autofahrer sowohl beruflich aber in Einzelfällen auch privat, beispielsweise bei einem Verstoß gegen die Verkehrsvorschriften, dazu verpflichtet ein Fahrtenbuch zu führen. Häufig wird dabei auf Fahrtenbücher in Papierform zurückgegriffen, in denen penibel Start und Ziel der Fahrt, die zurückgelegten Kilometer, der Kilometerstand bei Ankunft und der Grund der Fahrt dokumentiert werden müssen. Was vor allem Fleißarbeit und häufig Zettelwirtschaft bedeutet, lässt sich in digitaler Form wesentlich leichter mit speziellen Smartphone-Apps realisieren. Aber wird diese Form der Erfassung überhaupt vom Finanzamt anerkannt?

Was sagt das Finanzamt zum digitalen Fahrtenbuch?

Die gute Nachricht vorweg: Anders als noch vor wenigen Jahren sind die Finanzämter heutzutage digitalen Fahrtenbüchern gegenüber offen eingestellt. Voraussetzung ist allerdings, wie bei ihren handschriftlich geführten Gegenstücken, dass die Erfassung ordnungsgemäß und zeitnah erfolgt und alle wichtigen Angaben enthalten sind.

Um auch tatsächlich vom Finanzamt anerkannt zu werden, ist außerdem entscheidend, dass das Fahrtenbuch in einer geschlossenen Form geführt wird. Die erfassten Daten dürfen also im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein, bzw. müssen Änderungen gegenüber der ursprünglichen Aufzeichnung erkennbar sein. Eine auf dem Computer geführte Excel-Tabelle ist daher nicht zulässig, da hier nachträgliche Änderungen technisch nicht ausgeschlossen werden können.

Auf ein digitales Fahrtenbuch muss für das Finanzamt zudem ein ständiges Zugriffsrecht gewährleistet werden. Über einen Zeitraum von zehn Jahren, müssen Steuerzahler auch bei einem Computer- oder Betriebssystemwechsel sicherstellen, dass bei einer eventuellen Steuerprüfung und Nachfrage vom Finanzamt die Daten aufrufbar sind.

Apps als digitales Fahrtenbuch

Zwar können Fahrzeuge auch mit elektronischen Fahrtenbücher ausgestattet werden, für die allermeisten betroffenen Autofahrer wird jedoch eine Smartphone-App die günstigstes Alternative sein ein digitales Fahrtenbuch zu erstellen. Die Apps kosten in der Regel nur wenige Euro und sind durch das ständige Mitführen des Smartphones als Kommunikationsmittel jeder Zeit einsatzbereit. Das Eintragen der Fahrtstrecke wird mit ihnen stark vereinfacht, denn viele Apps können die zurückgelegten Kilometer automatisch, durch die Verwendung des im Smartphone verbauten GPS-Empfängers ermitteln. Um die Aufzeichnungen der digitalen Fahrtenbücher in die eigene Finanzbuchhaltung übernehmen zu können, bieten die meisten Apps Exportmöglichkeiten zu Programmen wie zum Beispiel Lexware.

Für einen kleinen Überblick, stellen wir nachfolgend einige Fahrtenbuch Apps für iOS und Android kurz vor, die laut Angaben der Hersteller, vom Finanzamt problemlos anerkannt werden. Da es keine zertifizierende Stelle für solche Apps gibt, ist es allerdings nicht ganz ausgeschlossen, dass einige Ämter damit erstellte digitale Fahrtenbücher dennoch ablehnen oder anzweifeln.

Fahrtenbuch (iOS)

Laut Hersteller war die für iOS Geräte verfügbare App mit dem einfachen Namen Fahrtenbuch die erste Anwendung ihrer Art für das iPhone überhaupt. Seit der Bereitstellung der ersten Version hat sich die App ständig weiterentwickelt und ermöglicht die Erfassung der für ein digitales Fahrtenbuch relevanten Daten ganz ohne Papier und Kugelschreiber. Fahrten erkennt die App automatisch und lässt dem Nutzer die Wahl, ob er den Grund der Fahrt direkt oder später als Freitext eingeben oder aus einer Liste eigener Favoriten auswählen möchte.

Die Fahrtenbuch App für iOS benötigt kein weiteres Zubehör und es ist keine Registrierung erforderlich. Alle Daten verbleiben sicher auf dem Smartphone des Nutzers. In welcher Weise er seine erfassten Fahrten weiterverarbeiten möchte, kann der Anwender selbst entscheiden, denn die App bietet umfangreiche Schnittstellen und Exportmöglichkeiten.

Fahrtenbuch für iOS kostet 5,99 EUR. Einige Funktionen wie etwas das GPS Tracking Modul oder einige Exportschnittstellen müssen jedoch per In-App-Kauf zusätzlich erworben werden.

KFZ-Fahrtenbuch (iOS / Android / Browser)

Das KFZ-Fahrtenbuch kann auf iOS und Android Gerätes verwendet werden und ist als Online-Version für den Browser verfügbar. Die Fahrdaten können entweder nur auf dem zur Erfassung verwendeten Smarpthone oder aber Online abgespeichert werden und lassen sich somit auf allen Geräten ohne einen manuellen Datenaustausch abrufen. Ein Datenverlust durch ein defektes oder verlegtes oder gestohlenes Gerät ist somit ausgeschlossen.

Die App erfasst die zurückgelegten Kilometer durch eine automatische Positionsbestimmung, die auch das Ermitteln und Eintragen der genauen Adresse vereinfacht. Das angefahrene Ziel kann anhand der aktuellen Position direkt in die Adresszeile übernommen, manuell nachbearbeitet oder aus einer Liste der bereits besuchten Adressen in der Umgebung gewählt werden. Nach Abspeichern des Fahrtenbucheintrags ist eine weitere Änderung nicht mehr möglich. Lediglich der letzte Eintrag lässt sich aus der List der Fahrten löschen, dies wird später allerdings gesondert auf dem Ausdruck des Fahrtenbuches ausgewiesen. Drucken lässt sich das Fahrtenbuch über die KFZ-Fahrtenbuch Online-Plattform am Computer.

Das KFZ-Fahrtenbuch 5.0 ist zunächst kostenlos für iOS und Android erhältlich. Die Vollversion kann 7 Tage kostenlos getestet werden, wer anschließend alle Funktionen der App weiter nutzen möchte, zahlt dafür 19,90 EUR im Jahr.

WISO Fahrtenbuch (iOS)

Das WISO-Fahrtenbuch ist die passende App zur beliebten PC-Variante der WISO Fahrtenbuch-Software. Die nur für iOS-Geräte verfügbar App erleichtert mit GPS-Unterstützung das Anlegen und Wählen von Zielorten. Zusätzlich zu den Daten einer Fahrt können auch Ausgaben wie Tankbelege, Parkgebühren, Reparaturkosten usw. hinterlegt werden.

Eine integrierte Backup-Funktion sichert die Daten in regelmäßigen Abständen automatisch. Die so erzeugte Datenbank kann bei einem Gerätewechsel einfach wiederhergestellt werden oder zwischen verschiedenen iOS-Geräten ausgetauscht werden. Sollten einmal nachträgliche Änderungen an einer abgeschlossenen Fahrt nötig sein, werden diese von der App mit Datum und Uhrzeit protokolliert.

Für die Weiterverarbeitung lassen sich die erfassten Daten in verschiedene Formate exportieren. Auch die Erstellung einer PDF-Datei, die direkt ans Finanzamt weitergegeben werden kann ist möglich. Das WISO Fahrtenbuch für iOS kostet einmal 3,99 EUR, womit alle Funktionen der App bereits abgedeckt sind.

TripTracker (Android)

TripTracker für Android kann kostenlos heruntergeladen und mit In-App-Käufen erweitert oder als Pro-Version direkt mit allen Funktionen erworben werden. Die App ermittelt die Adressen von Start und Ziel per GPS und trägt diese automatisch in das Formular zur jeweiligen Fahrt ein. Ist ein OBDII-Adapter im Fahrzeug vorhanden, kann sich die App per Bluetooth oder WiFi mit der Schnittstelle verbinden und Daten zum Tachostand und den gefahrenen Kilometern auslesen. Das Protokoll einer Fahrt wird somit automatisch auch um diese Werte ergänzt.

Um sicherzustellen, das Daten nachträglich nicht mehr verändert werden, hat der Entwickler die App mit zahlreichen Sicherheitsmechanismen ausgestattet. Beispielsweise kann eine mit der App erzeugte PDF-Datei mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Alle Fahrdaten verbleiben bis zum Export auf dem Gerät des Nutzers, es ist aber möglich das Fahrtenbuch über mehrere Geräte hinweg zu teilen oder über eine Webanwendung am PC auszulesen.

TripTracker ist kostenlos für Android verfügbar. Wer alle Funktionen nutzen möchte zahlt für die App einmalig 11,90 EUR für die Pro-Version.

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